應(yīng)用OoN實現(xiàn)大慶石油管理局辦公自動化
摘要:本文針對大慶石油管理局的實際工作情況，介紹了大慶油田長垣軟件公司自主開發(fā)的辦公自動化軟件OoN（OFFICE ON NET）在實際工作中的應(yīng)用情況。該系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式向辦公自動化的現(xiàn)代企業(yè)辦公方式邁出了重要的一步。
關(guān)鍵詞:辦公自動化 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 推廣應(yīng)用
一、引言
現(xiàn)代辦公與管理需要許多人協(xié)同工作，各部門之間要求進行信息的交流。大慶石油管理局是全國最大的石油工業(yè)企業(yè)，上與中國石油天然氣集團、黑龍江省、大慶市政府聯(lián)系，下與局機關(guān)各處室、各二級單位聯(lián)系，輸入輸出信息量大。為了實現(xiàn)管理與辦公自動化， 根據(jù)管理局辦公系統(tǒng)的實際情況，在需求分析、總體設(shè)計、原型系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)上研制開發(fā)了基于公文處理的一系列辦公自動化軟件。這些軟件具有良好的實用性、可操作性、可維護性和安全性，客戶端應(yīng)用界面簡單、使用方便。該系統(tǒng)經(jīng)過近一年的使用，已取得了較為顯著的效果。
二、辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)
1、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)
九八年通過網(wǎng)絡(luò)改造工程和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)將凡屬局機關(guān)的外圍單位全部連入局域網(wǎng)，石油管理局機關(guān)局域網(wǎng)全面建成；通過局域網(wǎng)新建、擴建項目，二級單位全部建立了局域網(wǎng)；和石油天然氣集團公司建立了專線連接。由于網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的配套完善，保證了辦公自動化系統(tǒng)的正常實施。
2、完善的管理體系
局辦公室系統(tǒng)有一套完整的管理體系，分工明確，嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度。從局機關(guān)到二級單位辦公室有一套完整的工作流程，從文件提交到歸檔登記都有一套詳細(xì)的規(guī)章制度，保證了辦公自動化的正常實施，為辦公自動化的建設(shè)提供了良好的環(huán)境。
3、業(yè)務(wù)精湛的開發(fā)隊伍
有一批以大慶油田長垣軟件公司為核心的業(yè)務(wù)熟練、經(jīng)驗豐富的軟件開發(fā)隊伍。能虛心和具體應(yīng)用人員結(jié)合，共同探討辦公自動化實施方案，自主開發(fā)出OON（OFFICE ON NET）辦公自動化軟件，并不斷完善和總結(jié)，結(jié)合油田的實際情況，建立了基于公文處理的一系列辦公自動化體系，為辦公自動化系統(tǒng)的順利實施打下了堅實的基礎(chǔ)。
三、OoN簡介
企業(yè)之聲網(wǎng)上消息系統(tǒng),簡稱OoN,是一種基于WWW的企業(yè)消息包括通知、行政文件、會議紀(jì)要、討論公告等等)發(fā)布與管理系統(tǒng)。其易于使用和維護的優(yōu)點也將大大減少企業(yè)在信息管理上的投資。
1、OoN主要功能
1) 消息的發(fā)布、閱讀、修改與刪除。
2) 消息存活期?？梢栽O(shè)置消息存活期,過期消息被自動清除。
3) 通知。高于一定級別的用戶可以發(fā)布行政通知；普通用戶可以發(fā)布私人公告。
4) 留言與備忘。不必?fù)?dān)心消息的保密性，OoN完善的權(quán)限管理機制可以充分保障用戶的私有權(quán)利。
5) 行政文件管理與公文審批流轉(zhuǎn)。
6) 匿名身份。允許匿名身份登錄。
7)系統(tǒng)管理。管理員可以方便地創(chuàng)建、注銷、修改用戶及其權(quán)限。信息員可以全面地管理企業(yè)內(nèi)部的除用戶私有信息之外的所有消息，并維護企業(yè)公文。
2、OoN主要特點
基于WWW的瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)客戶端無須安裝任何特殊軟件，維護方便，可移植性好，運行效率高；切合企業(yè)實際情況，內(nèi)容豐富，欄目設(shè)置合理；完備的安全管理機制。各層次用戶均可放心使用；用戶界面美觀友好，普通人員可方便使用；網(wǎng)上工作流機制提高辦公效率，工作流設(shè)置簡單適用，易于掌握。
四、辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)的主要功能
1、公文下發(fā)子系統(tǒng)
該系統(tǒng)采用文檔數(shù)據(jù)庫+WWW技術(shù)，此系統(tǒng)不僅能夠?qū)ξ臋n、圖形、圖像、聲音等數(shù)據(jù)進行管理，而且能夠為用戶構(gòu)筑公文信息網(wǎng)絡(luò)/Intranet框架。該系統(tǒng)有面向打字員的公文錄入及提交功能；有對下發(fā)公文的接收狀態(tài)進行動態(tài)監(jiān)視的功能；有接收公文單位在接收公文時必須簽名，方可打印完整公文的功能。此外，該系統(tǒng)還具有在大慶石油管理局廣域網(wǎng)上發(fā)布公文和對公文全文檢索的功能。
2、通知下發(fā)子系統(tǒng)
針對大慶石油管理局機關(guān)和下屬二級單位的工作特點開發(fā)完成的局辦公室通知子系統(tǒng)實現(xiàn)了局內(nèi)辦公通知的電子化。系統(tǒng)支持通知的起草、發(fā)送、郵遞路由跟蹤、通知簽名接收、通知接收狀態(tài)實時反饋、電子簽名、下發(fā)通知歸檔等功能。通知子系統(tǒng)主要是突出下發(fā)快速、反饋及時。
3、公文發(fā)布子系統(tǒng)
用戶創(chuàng)建、編輯和保存文檔是通過在數(shù)據(jù)庫中設(shè)計按鈕、表單和視圖來實現(xiàn)的。為了幫助用戶快速、簡便地查找感興趣的文檔，建立了允許在單個視圖和多個數(shù)據(jù)庫中進行文本搜索的站點，用戶可以單擊“搜索”鏈接或按鈕，在表單中輸入標(biāo)準(zhǔn)，然后提交，返回一個匹配標(biāo)準(zhǔn)的文檔鏈接的文檔列表。
目前在Web上發(fā)布的有慶局發(fā)文件、慶局辦發(fā)文件、會議紀(jì)要、催辦情況、局大事記等12項信息，用戶可通過大慶石油管理局企業(yè)網(wǎng)首頁瀏覽局大事記信息，通過管理局文件或辦公室首頁查閱辦公室各部門的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等級實現(xiàn)了公開、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和領(lǐng)導(dǎo)專閱等安全設(shè)置。不同身份的人獲得的瀏覽信息不同。
4、公文審批子系統(tǒng)
公文審批子系統(tǒng)是面向領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。它包括兩部分：上級下發(fā)文的傳閱和下級上呈文件的審批。該系統(tǒng)實現(xiàn)以大慶石油管理局文件批辦單為流轉(zhuǎn)“文檔”，建立了以文書科為流轉(zhuǎn)控制中心的面向局領(lǐng)導(dǎo)辦公的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。在下級上呈文件審批過程中，采用了手寫板技術(shù)。
辦公自動化系統(tǒng)的使用將繁瑣的人工勞動發(fā)展到基于網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范高效的自動化辦公，減輕了工作人員的勞動強度，提高了辦公效率。會議通知功能的實現(xiàn)使得各單位之間的溝通更加快捷而簡便，消除了以往發(fā)通知時間長，煩瑣，效率不高的狀況。全局行政公文的下發(fā)以前要幾個人來打印、分裝、分發(fā)，平均一個文件要24小時以上才能發(fā)送出去，現(xiàn)在只要十分鐘就可發(fā)送完成 。接收公文的單位也需幾分鐘就可接收到公文，大大提高了公文下發(fā)的準(zhǔn)確性和及時性，提高了工作效率。該系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式向辦公自動化的現(xiàn)代企業(yè)辦公方式又邁出了重要的一步；也是油田行政辦公系統(tǒng)滿足企業(yè)長遠發(fā)展需要，提高決策咨詢水平，樹立現(xiàn)代辦公形象的一項重要舉措。對提高辦公效率和工作質(zhì)量，推動信息資源綜合利用水平，進而保證企業(yè)決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性都必將產(chǎn)生積極的促進作用。
五、在辦公自動化實施過程中的幾點認(rèn)識
在全局辦公自動化實施過程中，全局上下對如何搞好辦公自動化進行了許多有益的探索和實踐，形成了一些共識。
1、首先要堅持效益原則
根據(jù)大慶石油管理局二級單位比較分散，應(yīng)用人員水平參差不齊，重視程度不同，決定基于www技術(shù)開發(fā)網(wǎng)上辦公自動化軟件（OoN），該軟件基于Brower/Server模式，真正實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)零客戶端的愿望，聯(lián)網(wǎng)用戶只要正常配備有瀏覽器即可登錄使用該系統(tǒng)，無需再安裝任何附加軟件，業(yè)務(wù)人員易學(xué)易用。這樣節(jié)省了大量購買軟件的費用，節(jié)約了資金，同時減少了客戶端安裝、調(diào)試、維護、培訓(xùn)時間，提高了效益，因此得到業(yè)務(wù)人員的支持，使該系統(tǒng)得到迅速推廣應(yīng)用。
2、重視與業(yè)務(wù)部門的結(jié)合，以具體業(yè)務(wù)人員為“主角”
辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的主體是行政人員，因此局辦公室一路的同志唱“主角“，領(lǐng)導(dǎo)親自督戰(zhàn)，適時地行政干預(yù)，保證了系統(tǒng)順利建成和正常運行。并做好協(xié)調(diào)和組織工作，利用各種方式宣傳辦公自動化系統(tǒng)運行后將給企業(yè)和單位帶來的效益，然后又通過行政命令方式下發(fā)文件對應(yīng)用人員和設(shè)備做了規(guī)定，使之有據(jù)可依。
3、完善安全措施
組織各方面專家對網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進行安全認(rèn)定，不斷從技術(shù)上完善安全措施，根據(jù)在同一網(wǎng)段內(nèi)無法同時出現(xiàn)兩臺IP地址相同的計算機及MAC號全世界唯一的事實，設(shè)計了基于IP驗證，MAC驗證和用戶口令驗證的嚴(yán)格的安全體系，并制定了詳細(xì)的安全制度，通過安全控制技術(shù)的實現(xiàn)和安全管理制度的制定建立了可靠的安全機制，來保證該系統(tǒng)的安全運行。
4、充分發(fā)揮好基層各單位信息中心的作用
在推廣局辦公自動化系統(tǒng)之前，首先對各單位的信息中心技術(shù)人員進行培訓(xùn)，使之成為技術(shù)骨干，然后由他們?nèi)f(xié)助具體應(yīng)用人員掌握這套系統(tǒng)，取得了事半功倍的效果。
關(guān)鍵詞:辦公自動化 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng) 推廣應(yīng)用
一、引言
現(xiàn)代辦公與管理需要許多人協(xié)同工作，各部門之間要求進行信息的交流。大慶石油管理局是全國最大的石油工業(yè)企業(yè)，上與中國石油天然氣集團、黑龍江省、大慶市政府聯(lián)系，下與局機關(guān)各處室、各二級單位聯(lián)系，輸入輸出信息量大。為了實現(xiàn)管理與辦公自動化， 根據(jù)管理局辦公系統(tǒng)的實際情況，在需求分析、總體設(shè)計、原型系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)上研制開發(fā)了基于公文處理的一系列辦公自動化軟件。這些軟件具有良好的實用性、可操作性、可維護性和安全性，客戶端應(yīng)用界面簡單、使用方便。該系統(tǒng)經(jīng)過近一年的使用，已取得了較為顯著的效果。
二、辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)
1、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)
九八年通過網(wǎng)絡(luò)改造工程和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)將凡屬局機關(guān)的外圍單位全部連入局域網(wǎng)，石油管理局機關(guān)局域網(wǎng)全面建成；通過局域網(wǎng)新建、擴建項目，二級單位全部建立了局域網(wǎng)；和石油天然氣集團公司建立了專線連接。由于網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的配套完善，保證了辦公自動化系統(tǒng)的正常實施。
2、完善的管理體系
局辦公室系統(tǒng)有一套完整的管理體系，分工明確，嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度。從局機關(guān)到二級單位辦公室有一套完整的工作流程，從文件提交到歸檔登記都有一套詳細(xì)的規(guī)章制度，保證了辦公自動化的正常實施，為辦公自動化的建設(shè)提供了良好的環(huán)境。
3、業(yè)務(wù)精湛的開發(fā)隊伍
有一批以大慶油田長垣軟件公司為核心的業(yè)務(wù)熟練、經(jīng)驗豐富的軟件開發(fā)隊伍。能虛心和具體應(yīng)用人員結(jié)合，共同探討辦公自動化實施方案，自主開發(fā)出OON（OFFICE ON NET）辦公自動化軟件，并不斷完善和總結(jié)，結(jié)合油田的實際情況，建立了基于公文處理的一系列辦公自動化體系，為辦公自動化系統(tǒng)的順利實施打下了堅實的基礎(chǔ)。
三、OoN簡介
企業(yè)之聲網(wǎng)上消息系統(tǒng),簡稱OoN,是一種基于WWW的企業(yè)消息包括通知、行政文件、會議紀(jì)要、討論公告等等)發(fā)布與管理系統(tǒng)。其易于使用和維護的優(yōu)點也將大大減少企業(yè)在信息管理上的投資。
1、OoN主要功能
1) 消息的發(fā)布、閱讀、修改與刪除。
2) 消息存活期?？梢栽O(shè)置消息存活期,過期消息被自動清除。
3) 通知。高于一定級別的用戶可以發(fā)布行政通知；普通用戶可以發(fā)布私人公告。
4) 留言與備忘。不必?fù)?dān)心消息的保密性，OoN完善的權(quán)限管理機制可以充分保障用戶的私有權(quán)利。
5) 行政文件管理與公文審批流轉(zhuǎn)。
6) 匿名身份。允許匿名身份登錄。
7)系統(tǒng)管理。管理員可以方便地創(chuàng)建、注銷、修改用戶及其權(quán)限。信息員可以全面地管理企業(yè)內(nèi)部的除用戶私有信息之外的所有消息，并維護企業(yè)公文。
2、OoN主要特點
基于WWW的瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)客戶端無須安裝任何特殊軟件，維護方便，可移植性好，運行效率高；切合企業(yè)實際情況，內(nèi)容豐富，欄目設(shè)置合理；完備的安全管理機制。各層次用戶均可放心使用；用戶界面美觀友好，普通人員可方便使用；網(wǎng)上工作流機制提高辦公效率，工作流設(shè)置簡單適用，易于掌握。
四、辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)的主要功能
1、公文下發(fā)子系統(tǒng)
該系統(tǒng)采用文檔數(shù)據(jù)庫+WWW技術(shù)，此系統(tǒng)不僅能夠?qū)ξ臋n、圖形、圖像、聲音等數(shù)據(jù)進行管理，而且能夠為用戶構(gòu)筑公文信息網(wǎng)絡(luò)/Intranet框架。該系統(tǒng)有面向打字員的公文錄入及提交功能；有對下發(fā)公文的接收狀態(tài)進行動態(tài)監(jiān)視的功能；有接收公文單位在接收公文時必須簽名，方可打印完整公文的功能。此外，該系統(tǒng)還具有在大慶石油管理局廣域網(wǎng)上發(fā)布公文和對公文全文檢索的功能。
2、通知下發(fā)子系統(tǒng)
針對大慶石油管理局機關(guān)和下屬二級單位的工作特點開發(fā)完成的局辦公室通知子系統(tǒng)實現(xiàn)了局內(nèi)辦公通知的電子化。系統(tǒng)支持通知的起草、發(fā)送、郵遞路由跟蹤、通知簽名接收、通知接收狀態(tài)實時反饋、電子簽名、下發(fā)通知歸檔等功能。通知子系統(tǒng)主要是突出下發(fā)快速、反饋及時。
3、公文發(fā)布子系統(tǒng)
用戶創(chuàng)建、編輯和保存文檔是通過在數(shù)據(jù)庫中設(shè)計按鈕、表單和視圖來實現(xiàn)的。為了幫助用戶快速、簡便地查找感興趣的文檔，建立了允許在單個視圖和多個數(shù)據(jù)庫中進行文本搜索的站點，用戶可以單擊“搜索”鏈接或按鈕，在表單中輸入標(biāo)準(zhǔn)，然后提交，返回一個匹配標(biāo)準(zhǔn)的文檔鏈接的文檔列表。
目前在Web上發(fā)布的有慶局發(fā)文件、慶局辦發(fā)文件、會議紀(jì)要、催辦情況、局大事記等12項信息，用戶可通過大慶石油管理局企業(yè)網(wǎng)首頁瀏覽局大事記信息，通過管理局文件或辦公室首頁查閱辦公室各部門的公共信息和公文信息。公文信息按照不同的等級實現(xiàn)了公開、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和領(lǐng)導(dǎo)專閱等安全設(shè)置。不同身份的人獲得的瀏覽信息不同。
4、公文審批子系統(tǒng)
公文審批子系統(tǒng)是面向領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。它包括兩部分：上級下發(fā)文的傳閱和下級上呈文件的審批。該系統(tǒng)實現(xiàn)以大慶石油管理局文件批辦單為流轉(zhuǎn)“文檔”，建立了以文書科為流轉(zhuǎn)控制中心的面向局領(lǐng)導(dǎo)辦公的辦公事務(wù)處理系統(tǒng)。在下級上呈文件審批過程中，采用了手寫板技術(shù)。
辦公自動化系統(tǒng)的使用將繁瑣的人工勞動發(fā)展到基于網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范高效的自動化辦公，減輕了工作人員的勞動強度，提高了辦公效率。會議通知功能的實現(xiàn)使得各單位之間的溝通更加快捷而簡便，消除了以往發(fā)通知時間長，煩瑣，效率不高的狀況。全局行政公文的下發(fā)以前要幾個人來打印、分裝、分發(fā)，平均一個文件要24小時以上才能發(fā)送出去，現(xiàn)在只要十分鐘就可發(fā)送完成 。接收公文的單位也需幾分鐘就可接收到公文，大大提高了公文下發(fā)的準(zhǔn)確性和及時性，提高了工作效率。該系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)志著油田辦公室工作繼普遍采用微機辦公后，由傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式向辦公自動化的現(xiàn)代企業(yè)辦公方式又邁出了重要的一步；也是油田行政辦公系統(tǒng)滿足企業(yè)長遠發(fā)展需要，提高決策咨詢水平，樹立現(xiàn)代辦公形象的一項重要舉措。對提高辦公效率和工作質(zhì)量，推動信息資源綜合利用水平，進而保證企業(yè)決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性都必將產(chǎn)生積極的促進作用。
五、在辦公自動化實施過程中的幾點認(rèn)識
在全局辦公自動化實施過程中，全局上下對如何搞好辦公自動化進行了許多有益的探索和實踐，形成了一些共識。
1、首先要堅持效益原則
根據(jù)大慶石油管理局二級單位比較分散，應(yīng)用人員水平參差不齊，重視程度不同，決定基于www技術(shù)開發(fā)網(wǎng)上辦公自動化軟件（OoN），該軟件基于Brower/Server模式，真正實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)零客戶端的愿望，聯(lián)網(wǎng)用戶只要正常配備有瀏覽器即可登錄使用該系統(tǒng)，無需再安裝任何附加軟件，業(yè)務(wù)人員易學(xué)易用。這樣節(jié)省了大量購買軟件的費用，節(jié)約了資金，同時減少了客戶端安裝、調(diào)試、維護、培訓(xùn)時間，提高了效益，因此得到業(yè)務(wù)人員的支持，使該系統(tǒng)得到迅速推廣應(yīng)用。
2、重視與業(yè)務(wù)部門的結(jié)合，以具體業(yè)務(wù)人員為“主角”
辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的主體是行政人員，因此局辦公室一路的同志唱“主角“，領(lǐng)導(dǎo)親自督戰(zhàn)，適時地行政干預(yù)，保證了系統(tǒng)順利建成和正常運行。并做好協(xié)調(diào)和組織工作，利用各種方式宣傳辦公自動化系統(tǒng)運行后將給企業(yè)和單位帶來的效益，然后又通過行政命令方式下發(fā)文件對應(yīng)用人員和設(shè)備做了規(guī)定，使之有據(jù)可依。
3、完善安全措施
組織各方面專家對網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進行安全認(rèn)定，不斷從技術(shù)上完善安全措施，根據(jù)在同一網(wǎng)段內(nèi)無法同時出現(xiàn)兩臺IP地址相同的計算機及MAC號全世界唯一的事實，設(shè)計了基于IP驗證，MAC驗證和用戶口令驗證的嚴(yán)格的安全體系，并制定了詳細(xì)的安全制度，通過安全控制技術(shù)的實現(xiàn)和安全管理制度的制定建立了可靠的安全機制，來保證該系統(tǒng)的安全運行。
4、充分發(fā)揮好基層各單位信息中心的作用
在推廣局辦公自動化系統(tǒng)之前，首先對各單位的信息中心技術(shù)人員進行培訓(xùn)，使之成為技術(shù)骨干，然后由他們?nèi)f(xié)助具體應(yīng)用人員掌握這套系統(tǒng)，取得了事半功倍的效果。
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